Yhdenkertainen kirjanpito on kirjanpitotapa, jonka pitämiseen ovat oikeutettuja liikkeen- ja ammatinharjoittajat tiettyjen edellytyksien täyttyessä. Puhekielessä kirjanpitotavasta käytetään usein termiä “yksinkertainen kirjanpito”.

Kirjanpitotapa sopii parhaiten pieneen liiketoimintaan, jossa ei käytetä tasetta kovinkaan paljoa (eli liiketoiminnassa ei tarvita koneita ja muuta kalustoa). Ammatinharjoittaja, joka myy itse suorittamiaan palveluita sivutoimisena, on malliesimerkki tällaisesta toiminnasta. Kirjanpitotapaa voi käyttää myös muuhun toimintaan, mutta kahdenkertainen kirjanpito on joustavampi ja selkeämpi, kun liiketoiminnan volyymi kasvaa hiemankin suuremmaksi.

Lain mukaan ammatin- ja elinkeinonharjoittajan kirjanpito voidaan tehdä yhdenkertaisena, mikäli sekä päättyneenä, että sitä edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt korkeintaan yksi seuraavista edellytyksistä:

  • Taseen loppusumma on yli 100.000 euroa
  • Liikevaihto on yli 200.000 euroa
  • Yritys työllistää keskimäärin yli 3 henkilöä

Useimmat itsensä työllistävät elinkeinonharjoittajat voivat näin ollen tehdä kirjanpidon yksinkertaisena.

Haluatko oppia yrityksen kirjanpidon tekemisen itse? Tee yrityksen kirjanpito itse on videovalmennus, jossa tehdään esimerkkiyrityksen kirjanpito sähköisessä taloushallinnon ohjelmistossa. Valmennuksen lopuksi tehdyistä kirjauksista muodostetaan arvonlisäveroilmoitus, joka lähetetään Omavero-palvelun kautta verottajalle. Kirjanpitolaista ja hyvästä kirjanpitotavasta tuodaan esille asiat, jotka kaikkien kirjanpitoa itse tekevien on tärkeää tietää. Lisäksi avataan kahdenkertaisen kirjanpidon tekniikkaa, ja annetaan ohjeet, joiden perusteella voidaan päättää, tehdäänkö kirjaus debettiin vai kredittiin.

Miten yhdenkertainen kirjanpito tehdään käytännössä?

Yksinkertainen kirjanpito voidaan tehdä simppeleimmässä muodossaan Excelissä. Jokaisesta liiketapahtumasta on esitettävä minimissään seuraavat tiedot:

  • Päivämäärä
  • Kirjanpidon tili
  • Tositenumero
  • Tulot, joista on eritelty arvonlisäveron osuus
  • Menot, joista on eritelty arvonlisäveron osuus
  • Suoritettava alv
  • Vähennettävä alv

Liiketapahtumat kannattaa kirjata juoksevasti ensimmäiselle välilehdelle ja sen jälkeen avata jokaiselle kirjanpidon tilille oma välilehti, jonne kirjataan pelkästään kyseiseen kuluerään liittyvät liiketapahtumat samanlaiseen excel-pohjaan kuin juoksevasti kirjatut tapahtumat. Tilien omilta välilehdiltä on sitten helppo katsoa, jos joku liiketapahtuma puuttuu. Veroilmoitusta tehdessä pystyy myös helposti laskemaan Excelin summa-funktiolla jokaisen tilin saldon erikseen. Kronologisesti kirjattuja liiketapahtumia kutsutaan päiväkirjaksi. Kirjanpitotilikohtaista erittelyä kutsutaan puolestaan pääkirjaksi.

Kirjanpito kannattaa päivittää vähintään kerran kuukaudessa. Tämä onnistuu hakemalla verkkopankista edeltävän kuukauden tiliote, josta näkee jokaisen maksutapahtuman. Maksuperusteista kirjanpitoa tekevät merkitsevät liiketapahtuman päiväykseksi tiliotteella näkyvän päivän.

Kirjanpidon tilit

Liiketapahtumat kirjataan erilaisille kirjanpidon tileille. Tilejä voivat olla esimerkiksi myyntisaamiset, ostot, toimitilavuokrat, polttoainekulut ja toimistotarvikekulut. Eri tilejä on käytössä satoja erilaisia, ja tarvittavien tilien määrä riippuu liiketoiminnan luonteesta ja laajuudesta. Jokaisella tilillä on oma numerosarjansa, jolla tili voidaan yksilöidä.

Kirjanpitoa tehdessä pitää ensin miettiä, että millainen meno on kyseessä. Esimerkiksi uuden kännykän voi tiliöidä matkapuhelinkuluihin ja tulostimeen ostetun paperinipun toimistotarvikkeisiin. Välittömästi myytävien tuotteiden hankintaan tai valmistukseen liittyvät menot ovat ostoja. Rakennusalan yrityksellä ostot saattaisivat sisältää esimerkiksi puuta, nauloja ja alihankkijalta ostettuja elementtejä.

Tilejä voi halutessaan muokata omanlaisiksiin. Yritys, joka myy tuotteitaan toisille yrityksille suoramyyntinä sekä yksityishenkilöille verkkokaupan ja kivijalkakaupan kautta, voi avata myyntituotoilleen kolme eri tiliä. Myyntiin kirjataan kivijalkakaupan myynti, verkkokauppamyyntiin verkkokaupan tulot sekä laskutusmyyntiin yrityksille myydyt tuotteet.

Tositteet

Jokainen liiketapahtuma on varmennettava tositteella, joka liitetään kirjauksen yhteyteen. Jos yhdenkertainen kirjanpito toteutetaan Excelissä, niin käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tositetta säilötään jossain tallennustilassa niin, että se on helposti löydettävissä. Tositteita ovat esimerkiksi kuitit, tiliotteet ja laskut.

Erilaisilla tositteilla on erilaisia vaatimuksia. Kevyimmät vaatimukset ovat kuiteilla, joista on selvittävä seuraavat tiedot:

  • Laskun antamispäivä
  • Myyjän nimi ja y-tunnus
  • Myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji
  • Suoritettavan veron määrä verokannoittain taikka veron peruste verokannoittain

Yritysten, jotka tekevät kauppaa toisten yritysten kanssa, on annettava myyntitapahtumasta todisteeksi lasku. Laskujen sisällöllä on hieman laajemmat vaatimukset.

Arvonlisäveron vähennyskelpoisuus

Tulosta laskiessa pitää olla tarkkana, että laskee kuluihin oikeat luvut. Jos osto on ollut alv-vähennyskelpoinen, niin tulokseen kirjataan kuluksi arvonlisäveroton hinta. Tämä sen vuoksi, että arvonlisävero on vähennetty tilitettävän alv:n määrästä, joten vähennystä ei voi tehdä kahteen kertaan. Tulokseen kirjattava summa voi sisältää kuitenkin arvonlisäveron silloin, kun ostosta ei ole voinut vähentää arvonlisäveroa. Tämä saattaa johtua esimerkiksi siitä, että yritys ei ole arvonlisäverorekisterissä tai sen liiketoiminta on arvonlisäverotonta. Tällaista toimintaa on esimerkiksi hierojien liiketoiminta. Yksittäinen hankinta saattaa olla vähennyskelvoton myös sen käyttötarkoituksen vuoksi. Jos yrittäjä on esimerkiksi hankkinut yrityksen nimiin henkilöauton, jolla hän ajaa myös yksityisiä ajoja, niin autoon hankitut polttoaineet eivät ole missään tilanteessa arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisia.

Arvonlisävero kuuluu oma-aloitteisiin veroihin, ja siitä pitää tehdä verovelvollisesta riippuen arvonlisäveroilmoitus joko kuukausittain, neljännesvuosittain tai kalenterivuosittain. Veroilmoitusta tehdessä ilmoitetaan suoritettavan alvin ja vähennettävän alvin määrä. Tämän saa selville helposti Excelin summafunktiolla, kun molemmille on omat sarakkeensa.

Miten muuten kirjanpito voidaan järjestää?

Johtavat kirjanpito-ohjelmistot toimivat yleensä kahdenkertaisella kirjanpitotavalla. Moni on varmasti kuullut taloushallinnon automaatiosta, joka edistyy tällä hetkellä kovaa vauhtia. Jo nykyään kirjanpitoa on mahdollista automatisoida hyvinkin pitkälle. Tämä johtuu siitä, että kirjanpidon kirjaukset toistuvat usein yksittäisillä yrityksillä samanlaisina kuukaudesta ja vuodesta toiseen. Tämän ansiosta kirjanpitoon voidaan tehdä erilaisia automaatiosääntöjä, jolloin kyseisiä kirjauksia ei joudu tekemään enää käsin.

Automaatiosääntöjen ohella kirjanpito-ohjelmistot nopeuttavat kirjanpidon tekemistä muutenkin.

  • Ohjelmistojen kautta voidaan lähettää myyntilaskut, jolloin erillistä myyntilaskupohjaa ei tarvitse järjestää Excelin kautta tai muulla vastaavalla tavalla. Lisäksi tätä nykyä verkkolaskutus on monelle yritykselle lain mukaan pakollista, jonka seurauksena laskutus on joka tapauksessa järjestettävä jonkin laskutusohjelmiston kautta.
  • Ostoreskontra pitää ostovelkojen tilanteen automaattisesti ajantasalla, kun ostolaskut kirjataan järjestelmään ja kun niille kirjataan suorituksia. Samaten myyntireskontra pitää myyntisaamisten tilanteen ajantasalla. Mikäli yrityksellä on käytössä yhdenkertainen kirjanpito, niin ostovelat ja myyntisaamiset on kirjanpitolainkin mukaan pidettävä selvillä: “Liiketapahtumista tulee tehdä merkinnät siten, että kirjanpitovelvollinen voi jatkuvasti selvittää ostovelkojen ja myyntisaamisten määrän ja kirjanpidosta voidaan saada tarvittavat tiedot verovelvollisuuden täyttämiseksi.”
  • Kirjanpito-ohjelmiston avulla arvonlisäveroilmoituksen luominen onnistuu automaattisesti, kun kirjanpito on tehty verokauden osalta kuntoon. Tämä nopeuttaa oma-aloitteisten verojen ilmoittamista, ja vähentää todennäköisyyttä sille, että ilmoitus sisältäisi virheitä.

Kirjanpito muuttuu aina hieman monimutkaisemmaksi, mitä enemmän ja mitä monipuolisempia kirjauksia joudutaan tekemään. Jos kirjanpidon järjestää heti alusta alkaen sähköisen kirjanpito-ohjelmiston avulla, niin liiketoiminnan kasvaessa myös järjestelmä kasvaa kirjanpidon mukana, eikä kirjanpitoa joudu enää myöhemmässä vaiheessa muokkaamaan kokonaan uusiksi.

Yksinkertainen kirjanpito yhteenvetona

Yksinkertainen kirjanpito sopii parhaiten pienimuotoiseen liiketoimintaan, jossa liiketapahtumat ovat yksinkertaisia menoja ja tuloja. Laajemmassa liiketoiminnassa kirjanpito muuttuu vaikeaksi muun muassa seuraavista syistä johtuen:

  • Kirjanpitotilien määrä kasvaa, jolloin Excelin hallinnointi muuttuu vaikeaksi.
  • Kirjausvirheiden riski kasvaa, kun suuri määrä kirjauksia tehdään ilman minkäänlaisia kontrolleja.
  • Taseen tilien tullessa mukaan kuvioon, yhdenkertainen kirjanpito muuttuu monimutkaisemmaksi. Esimerkiksi poistojen tekeminen, myyntisaamisten selvittäminen ja arvonlisäverovelkojen ja -saamisten seuranta on huomattavasti helpompaa kirjanpito-ohjelmiston avulla tehtynä.