Kahdenkertainen kirjanpito on kirjanpitotapa, joka vaaditaan suurimmalta osalta kirjanpitovelvollisia. Liikkeen- ja ammatinharjoittajat ovat tiettyjen edellytyksien vallitessa oikeutettuja pitämään yhdenkertaista kirjanpitoa. Kävin aikaisemmassa kirjoituksessani läpi näitä edellytyksiä.
Kahdenkertaisen kirjanpidon logiikkaa voi olla aluksi vaikea hahmottaa. Sen perusajatuksena on, että jokainen liiketapahtuma pitää kirjata tilin debet- ja kredit-puolelle eli nimensä mukaisesti kahteen kertaan. Tilit ovat itse määriteltyjä kirjanpidon tilejä, jotka kuvaavat mahdollisimman hyvin kyseistä liiketapahtumaa. Tilejä voivat olla esimerkiksi ”Myynnit”-niminen tili, johon kirjataan suoritteiden myynnistä saadut tulot, ”Rahatili”-johon kirjataan pankkitilillä tapahtuneita muutoksia ja ”Ostot”-niminen tili, johon kirjataan esimerkiksi suoritteiden valmistamiseen tarvittavien tuotannontekijöiden (raaka-aineet, tarvikkeet, koneet ym.) ostot. Tilit voidaan määritellä itse, mutta laki asettaa luonnollisesti vaatimuksia niiden tarkkuudelle ja sisällölle. Isommilla yrityksillä saattaa olla käytössä helposti useita satoja erilaisia tilejä.
Tein neljä eri havainnollistavaa peruskirjausta Exceliin. Alempana olevasta kuvasta näkyvät nuo kirjaukset. Olen merkinnyt jokaisen kirjauksen viereen, että mihin liiketapahtumaan ne kuuluvat. Kuvasta voi siis ensin katsoa kaikki kirjaukset, joiden vieressä on järjestysnumero 1. Nämä kuuluvat samaan liiketapahtumaan. Pyrin tekemään mahdollisimman yksinkertaisesti nuo esimerkkikirjaukset. Olen jakanut jokaisen tiliristikon omaan tiliryhmäänsä. Tiliryhmät ovat menotilit, tulotilit, raha- ja saamistilit sekä pääomatilit. Liiketapahtumia kannattaa alkuun ajatella niiden kautta, jotta saa kirjauslogiikasta kiinni.
Menotileihin kuuluvat kaikki tilit, jotka aiheuttavat yritykselle menoja. Esimerkissäni käytän Ostot-tiliä, johon merkitään kaikki myytävien suoritteiden hankintaan ja valmistamiseen liittyvät kulut. Teollisuusyritys merkitsee tähän suoritteiden valmistamiseen tarvittavia raaka-aineita, kun taas kauppa valmiina ostamiaan tuotteita, joita se myy eteenpäin. Menotileihin kuuluu myös esimerkiksi sellaisia tilejä kuin vuokramenot, palkkamenot sekä vakuutusmenot. Menojen lisäys kirjataan menotileillä debet-puolelle. Olen havainnollistanut tätä kuvassa debet-puolen kohdalle merkityllä plus-merkillä. Jos tilinpäätöksen yhteydessä jouduttaisiin siirtämään menoja toiselle tilikaudelle, niin tämä menojen vähennys kirjattaisiin kredit-puolelle. Tämä tarkoittaisi sitä, että yrityksen menot vähenisivät (miinus-merkki) kyseiseltä tilikaudelta.
Tulotileille kirjataan kaikki yrityksen saamat tuotot. Tärkein tili on luonnollisesti myyntitili, johon kirjataan kaikki yrityksen perustoiminnasta saadut tuotot. Muille tulotileille voidaan merkitä esimerkiksi pysyvien vastaavien myynnistä saadut luovutusvoitot tai muita vastaavia poikkeuksellisia tuloja. Tällaiset voitot eivät kuulu tuloslaskelmassa yrityksen liikevaihtoon, vaan ne ovat liiketoiminnan muita tuottoja. Tulotileillä rahan lisäys näkyy tilin kredit-puolella ja vähennys debet-puolella.
Raha- ja saamistileihin kuuluvat kaikki tilit, jotka liittyvät yrityksen käytössä oleviin rahavaroihin. Näitä ovat esimerkiksi pankkitilillä oleva käteinen raha, varastossa kiinni oleva omaisuus (vaihto-omaisuus) sekä saamiset muilta yrityksiltä. Saamisia syntyy, kun suoritteita myydään velaksi. Raha- ja saamistilit ovat siis tilejä, jotka ovat kytköksissä taseen vastaaviin. Näillä tileillä lisäykset näkyvät menotilien tapaan debet-puolella ja vähennykset kredit-puolella.
Pääomatilit kertovat, että mistä yritys on saanut rahoituksensa. Näillä tileillä näkyy esimerkiksi yrityksen oma pääoma sekä velat. Pääomatilit liittyvät siis taseen vastattaviin. Pääomatileillä tilin lisäykset näkyvät kredit-puolella tulotilien tapaan ja vähennykset debet-puolella. Ostovelkojen ja suoritettavan alvin lisäksi tähän tiliryhmään kuuluu esimerkiksi osakepääomatili ja vieras pääoma jaoteltuna oikeudelliselta muodoltaan erilaisiin velkoihin (esimerkiksi pääomalainat, joukkovelkakirjalainat ja pankkilainat).
Alla olevan kuvan saa isommaksi zoomaamalla selainta tai avaamalla sen uuteen välilehteen.
1. kirjaus
Ensimmäinen kirjaus on ostotapahtuma. Yritys on ostanut 1240 euroa maksavan koneen itselleen käteisellä. Ostot-tilin debet-puolelle kirjataan oston arvonlisäveroton hinta eli 1000 euroa. Vähennettävä alv -tilin debet-puolelle kirjataan ostohintaan kuulunut arvonlisävero 240 euroa (24 %). Osto maksetaan pankkitililtä, joten rahatilin kredit-puolelle kirjataan 1240 euroa.
Debet-puolen kirjauksista tulee yhteensä 1240 euroa, kuten tulee myös kredit-puolen kirjauksista. Molempien puolien on oltava aina tasan. Ostot-tili kuuluu menotileihin, joten yrityksen käyttäessä rahaa, liiketapahtuma merkitään debet-puolelle. Vähennettävä alv on saamista Verohallinnolta, joten tämä kuuluu raha- ja saamistileihin. Tilillä oleva saldo vähentää arvonlisäveron tilityksen yhteydessä tilitettävää määrää. Rahatili on myös raha- ja saamistili, joten tililtä maksettu summa kirjataan kredit-puolelle (tilin vähennys).
2. kirjaus
Yritys myy velaksi (laskulla) 2000 eurolla (alv 0%) suoritteitaan. Myyntitilin kredit-puolelle kirjataan oston alviton hinta. Suoritettava alv-tilille kirjataan ostoon sisältynyt arvonlisäveron määrä eli 480 euroa. Myynnin kokonaishinta on siis 2480 euroa, joka kirjataan myyntisaamisten debet-puolelle. Molemmat puolet ovat taas tasan. Yrityksen myynteihin kirjataan aina arvonlisäveroton hinta, koska myyntiin sisältynyt arvonlisävero ei jää yritykselle, vaan se joudutaan tilittämään Verohallinnolle. Myyntisaamisiin taas kirjataan arvonlisäveron sisältävä hinta kokonaisuudessaan, koska suoritteen ostaja maksaa yritykselle arvonlisäveron sisältävän summan. Suoritettava alv -tili kuuluu pääomatileihin, koska kyseessä on arvonlisäverovelka Verohallinnolle.
3. kirjaus
Yritys ostaa 500 eurolla tuotannontekijöitä ja maksutapana on lasku. Ostojen debet-puolelle kirjataan alviton hinta 500 euroa, vähennettävä alv -tilin debetiin kirjataan ostoon sisältynyt arvonlisävero 120 euroa ja ostovelkojen kredit-puolelle kirjataan koko oston yhteissumma 620 euroa.
4. kirjaus
Yritys myy 1000 eurolla (alv 0%) tuotteitaan käteisellä. Myynnit-tilin kreditiin kirjataan myynnin alviton hinta 1000 euroa, suoritettavan alvin kreditiin kirjataan myyntiin sisältynyt arvonlisävero 240 euroa ja rahatilin debetiin merkitään myynnin kokonaissumma 1240 euroa.
Lopuksi
Tiliristikoiden sijainnilla tai sillä, mihin kohtaan tiliristikkoa kirjaus merkitään, ei ole väliä. Kirjanpito-ohjelmissa ei muutenkaan käytetä tuollaisia tiliristikoita, mutta kahdenkertaisen kirjanpidon logiikan ymmärtämiseksi kirjaukset on hyvä näyttää tiliristikkomuodossa. Logiikan aukeamiseen saattaa mennä hetken aikaa, mutta jossain vaiheessa sekin kyllä aukeaa, kunhan jaksaa nähdä vaivaa ja opiskella asiaa. Logiikan ymmärtämiseksi on tärkeää ymmärtää myös tilinpäätöksen sisältö (tuloslaskelma ja tase), koska kirjanpidon tarkoituksena on nimenomaan tilinpäätöksen tekeminen tilikauden päätteeksi. Meno- ja tulotilit vaikuttavat yhtiön tuloslaskelmaan, kun taas raha- ja saamistilit sekä pääomatilit vaikuttavat yhtiön taseeseen. Hyvä kirja asian opetteluun on Eeva-Mari Ihantolan, Pasi Leppäsen ja Hanna Kuhasen ”Yrityksen kirjanpito – perusteet ja sovellusharjoitukset”. Kirjassa käydään kattavasti läpi erilaisten liiketapahtumien kirjauksia.
Vastaa